Portal Orzeczeń Sądów Powszechnych

UZASADNIENIE

Pozwem datowanym na 16 lutego 2017r., a wniesionym nie później niż 20 lutego 2017r. powódka Grupa (...) spółka akcyjna w P. domagała się zasądzenia na jej rzecz od A. S. kwoty 66 734, 98 zł z odsetkami ustawowymi od dnia 23 sierpnia 2016r. tytułem odszkodowania za umniejszenie jej mienia powstałe wskutek wykorzystywania w okresie 1 kwietnia 2013r. – 12 kwietnia 2016r. służbowej karty płatniczej niezgodnie z jej przeznaczeniem, a to dokonywania przez pozwaną zakupów na własne prywatne potrzeby, nie zaś wyłącznie w celu pokrycia wydatków związanych z wykonywaniem obowiązków zawodowych. Powodowa spółka powołała się na ujawnione w ramach audytów wewnętrznych niewłaściwie opisywanie przez pozwaną poniesionych wydatków (niewskazywanie ich celu oraz osoby kontrahenta), korzystanie przez nią z karty płatniczej w trakcie urlopu macierzyńskiego i dni wolnych od pracy, wreszcie zaś wskazała na rodzaj części zakupów przeczący ich służbowemu charakterowi oraz niepotwierdzenie zlecenia takich zakupów przez członków zarządu, na potrzeby którego, wedle twierdzeń pracownicy, zakupy były dokonane.

A. S. wniosła o oddalenie powództwa w całości podnosząc, z powołaniem się na art. 291 § 2 k.p., zarzut przedawnienia z uwagi na upływ rocznego terminu od powzięcia przez powódkę wiadomości o powstaniu po jej stronie szkody. Dodatkowo wskazała, iż sposób korzystania przez nią z karty płatniczej i rozliczania (dokumentowania) wydatków nią poniesionych odpowiadał regulacjom obowiązującym w spółce, a wydatki miały charakter służbowy. Wreszcie zaś zakwestionowała prawidłowość audytu wskazując, iż ten odwołuje się do regulacji nie obowiązujących w spółce w okresie dokonywania spornych wydatków.

Obie strony wystąpiły o zwrot kosztów procesu, strona powodowa wg spisu kosztów obejmującego wynagrodzenie zawodowego pełnomocnika (5400 zł), opłatę sądową od pozwu (3337 zł), opłatę od pełnomocnictwa (17 zł), zwrot kosztów przejazdu zawodowego pełnomocnika (2577,60 zł) i jego noclegu (210 zł), a strona pozwana wg norm przepisanych.

Sąd ustalił następujący stan faktyczny.

Strony niniejszego procesu pozostają w stosunku pracy od 31 stycznia 2008r. Od 1 września 2011r. A. S. zajmowała stanowisko kierownika biura w Biurze Zarządu.

Niesporne, a nadto umowa o pracę – k. 448, aneksy do umowy o pracę – k. 449, 450

Stanowisko to bezpośrednio podlegało prezesowi zarządu spółki.

Niesporne, nadto zeznania świadka K. J. (zapis skrócony k. 516a – 517)

Do zadań pozwanej należała kompleksowa obsługa organów spółki (zarządu, rady nadzorczej) poprzez m.in. organizację wyjazdów służbowych, przygotowywanie obrad i spotkań (także poza siedzibą spółki), serwowanie napojów i drobnych poczęstunków dla tych organów i ich gości, a nadto zaopatrzenie biura w niezbędne materiały.

Z uwagi na okoliczność, iż w pozwanej spółce istniała praktyka wręczenia upominków przy okazji spotkań biznesowych kontrahentom i innym osobom, z którymi prowadzone były służbowe rozmowy, w Biurze Zarządu znajdowały się artykuły spożywcze i przemysłowe przeznaczone na takie upominki na potrzeby członków zarządu spółki i wyższej kadry menadżerskiej. Część z nich kupowana była przez pozwaną z wyprzedzeniem i niededykowana konkretnemu kontrahentowi. Chodziło o to, by w razie potrzeby osoba zamierzająca wręczyć upominek mogła dokonać jego wyboru wśród znajdujących się w zasobach spółki przedmiotów. Zasobów tych pozwana nie ewidencjonowała. A. S. dokonywała również, ale tylko na polecenie i potrzeby członków zarządu, zakupu upominków dla konkretnych kontrahentów, z którymi umówione były spotkania.

Upominki były różnego rodzaju i różnej wartości. W zasobach biura niededykowanych konkretnym kontrahentom dominowała galanteria skórzana, artykuły piśmiennicze jak np. wieczne pióra, porcelana, elementy biżuterii (np. spinki do mankietów), apaszki, w okresach np. okołoświątecznych także kosze prezentowe, w tym z artykułami spożywczymi i alkoholami.

Przedmioty przeznaczone na prezenty dla konkretnych gości i wręczane w ramach spotkań tych osób z członkami zarządu były już bardziej zróżnicowane. Należały do nich zegarki, biżuteria, sprzęty elektroniczne. Wartość tych upominków wynosiła i po kilka tysięcy złotych.

Upominki na potrzeby konkretnych kontrahentów spółki pozwana kupowała z reguły na polecenie prezesa zarządu pozwanej K. J..

Pozwana kupowała też na potrzeby biura kwiaty (w tym wieńce pogrzebowe), artykuły spożywcze, elementy wystroju wnętrza.

Dowód: zeznania świadków: A. R. (zapis skrócony k. 493 – 494), R. K. (zapis skrócony k. 514-515), A. P. (zapis skrócony k. 515), K. J. (zapis skrócony k. 516a – 517), W. W. (zapis skrócony k. 533), W. D. (zapis skrócony k. 538 – 540), I. M. k. 467-470, przesłuchanie pozwanej (zapis skrócony k. 538 – 539, k. 461 – 464)

Pozwana miała przydzieloną do korzystania służbową kartę płatniczą z miesięcznym limitem wydatków 10.000 zł.

Niesporne

Jedynym aktem wewnętrznym regulującym w powodowej spółce w okresie objętym sporem zasady użytkowania takich kart było obwiązujące od dnia 10 czerwca 2013r. zarządzenie nr (...) Dyrektora Generalnego Grupy (...) S.A. w P. w sprawie zasad wydawania, użytkowania i rozliczania transakcji dokonywanych przy użyciu służbowych kart płatniczych. Przewidywało ono możliwość wydawania pracownikom spółki służbowych kart płatniczych w celu regulowania wszelkich płatności za zakupione towary i usługi oraz dokonywanie płatności podczas podróży służbowych. Uprawnionymi do otrzymania kart byli członkowie zarządu spółki, dyrektorzy jednostek organizacyjnych i kierownicy komórek organizacyjnych (w uzasadnionych wypadkach inni pracownicy). Zarządzenie wprowadzało miesięczne limity wydatków dla poszczególnych rodzajów stanowisk, które to limity mogły być podwyższane lub obniżane.

Płatności kartą mogły być dokonywane w kraju i poza jego granicami. Każda transakcja musiała być udokumentowana fakturą lub innym dowodem potwierdzającym poniesione koszty. W kwestii obiegu faktur zarządzenie odwoływało się do Instrukcji obiegu dowodów księgowych i innych dokumentów (IO-O-Z00-02).

Brak udokumentowania wydatku stwarzał po stronie użytkownika karty obowiązek zwrotu wydatkowanej kwoty, co następować miało przez potrącenie z wynagrodzenia za pracę, zasiłku chorobowego oraz innych świadczeń otrzymywanych od pozwanej.

Każdy posiadacz służbowej karty płatniczej był zobowiązany do kontrolowania na bieżąco wydatków w ramach przyznanego limitu.

Pobieranie gotówki z bankomatu dokonywane być mogło wyłącznie w celu pokrycia wydatków służbowych, które nie mogą zostać pokryte bezpośrednio kartą płatniczą. Gotówka niezużytkowana na cele służbowe podlegała zwrotowi.

W kwestii rozliczeń transakcji dokonanych kartą zarządzenie stanowiło, iż Biuro (...) pozwanej na koniec każdego miesiąca będzie przesyłać drogą elektroniczną do wszystkich użytkowników kart imienne wyciągi bankowe. Każdy użytkownik zobowiązany był do samodzielnego rozliczenia karty na podstawie miesięcznego wyciągu zawierającego wszelkie transakcje zrealizowane przy użyciu służbowej karty płatniczej. Rozliczenie to miało obejmować weryfikację rodzaju i kwoty transakcji oraz potwierdzenie kompletności ujęcia transakcji w wyciągu bankowym. Po stwierdzeniu poprawności ujęcia w wyciągu wszystkich operacji finansowych dokonanych kartą płatniczą wyciąg należało przekazać niezwłocznie do D. Księgowości Finansowej spółki.

Dowód: zarządzenie nr (...) - k. 301-302

W dniu 24 kwietnia 2014r. Główna Księgowa – J. Ż. (1) i dyrektor Departamentu Finansów M. P. wystosowali do wszystkich komórek organizacyjnych pozwanej pismo, w którym odnieśli się do kwalifikowania wydatków pod kątem podatkowym. Od dnia 1 maja 2014r. tylko wydatki za usługi gastronomiczne mające uzasadnienie biznesowe, udokumentowane we właściwy sposób, mogły być zaliczone do kosztów podatkowych spółki. Pozostałe wydatki, co do których nie było wiedzy o celu spotkania oraz danych kontrahenta, należało kwalifikować jako niestanowiące kosztów podatkowych. Bywało, że członkowie zarządu 9takze kadra menadżerska) nie chcieli ujawniać w dokumentach danych osób, z którymi odbywali spotkania.

Pozwana po wydaniu okólnika czasem kontaktowała się z główną księgową spółki opisując wydatek i dopytując o sposób jego zakwalifikowania. Pismo z dnia 24 kwietnia 2014r. nie stanowiło źródła obowiązku dla osób użytkujących karty służbowe do wskazania nazwy kontrahenta i celu spotkania.

Dowód: przesłuchanie pozwanej (zapis skrócony k. 538 – 539, k. 461 – 464), zeznania świadków: J. R. k. 464-467, M. P. (zapis skrócony k. 531-532), J. Ż. (1) (zapis skrócony k. 515 -516), pismo z dnia 24.04.2014r. wraz z załącznikami k. 413-415

A. S. posługiwała się służbową kartą płatniczą m.in. przy opłacaniu usług gastronomicznych, hotelowych, transportowych, parkingowych w czasie służbowych wyjazdów poza siedzibę spółki, w przypadku usług gastronomicznych także poza wskazanymi wyjazdami. Korzystała z karty również przy zakupie artykułów spożywczych i różnego rodzaju dóbr przemysłowych: kosmetyków, biżuterii, galanterii skórzanej, elektroniki, kwiatów, elementów wystroju wnętrza, zastawy stołowej itp. incydentalnie książek i koszulek.

Przedstawiając pracodawcy w ramach rozliczenia tych wydatków faktury związane z ich poniesieniem pozwana znaczną część tych wydatków określała mianem upominków.

Dowód: przesłuchanie pozwanej (zapis skrócony k. 538 – 539, k. 461 – 464), załącznik do audytu k. 23 – 30, faktury – k. 71 – 137, 163 – 250

Pozwana dokonywała też wypłat gotówki ze służbowej karty przedstawiając z reguły później faktury dokumentujące wydatkowanie tych środków.

Niesporne

Pod Biuro Zarządu podlegało biuro (...) kierowane w tamtym okresie przez K. B..

Niesporne

Część wydatków dokonywanych przez pozwaną przypadała w okresie urlopu macierzyńskiego (A. S. winna na czas tego urlopu przypadający w 2013r. zwrócić kartę płatniczą, czego nie zrobiła) i urlopów wypoczynkowych.

Niesporne

W dniu 12 maja 2014r. pozwana dokonała zakupu w stoczni jachtowej na kwotę 5135 zł, z czego 5000 zł pokryte zostało za pomocą gotówki wypłaconej za pomocą służbowej karty (reszta z prywatnych środków pozwanej). Zakupu tego nie zlecał A. S. żaden z członków zarządu i wyższej kadry menadżerskiej spółki.

dowód: przesłuchanie pozwanej (zapis skrócony k. 538 – 539, k. 461 – 464), faktura k. 249

Pozwana pracowała także poza ustalonymi godzinami pracy w razie potrzeby, również w czasie urlopu wypoczynkowego.

Dowód: zeznania świadków: R. K. (zapis skrócony k. 514-515), A. P. (zapis skrócony k. 515), J. Ż. (2) (zapis skrócony – k. 516 – 516a), K. J. (zapis skrócony k. 516a – 517), K. S. (zapis skrócony k. 532 – 533), przesłuchanie pozwanej (zapis skrócony k. 538 – 539, k. 461 – 464),

Rozliczanie służbowych kart przedstawiało się następująco: co miesiąc były drukowane miesięczne wyciągi z służbowych kart, które księgowa rozsyłała do posiadaczy kart. Złożone przez użytkowników faktury były skanowane do systemu SAP i opisywane, w przypadku kadry menadżerskiej najczęściej przez asystentki na podstawie informacji przekazywanych im przez użytkowników kart. Następnie zatwierdzali to członkowie zarządu. Dokumenty przekazywane były do księgowości, gdzie akceptowano je do księgowania, także jeżeli nie był wskazany cel spotkania i nazwa kontrahenta. Przy braku źródłowych dokumentów księgowych sporządzano dokument zastępczy - oświadczenie o zagubieniu rachunku.

Wydatki pozwanej opisywała ona sama lub K. B..

Bardzo często zdarzało się, że w dokumentach księgowych odnoszących się do poszczególnych transakcji nie zamieszczono informacji o celu usługi i kontrahencie, którego ona dotyczyła. Miało to miejsce nie tylko w przypadku pozwanej.

Dowód: zeznania świadków: J. R. k. 464-467, I. M. k. 467-470, J. Ż. (1) (zapis skrócony k. 515-516), R. K. (zapis skrócony k. 514-515)

W okresie zatrudnienia pracodawca nie podnosił wobec A. S. zarzutów co do nieprawidłowości w użytkowaniu służbowej karty płatniczej. (...) księgowe nie wskazywały też na nieprawidłowość wpływających od pozwanej dowodów księgowych i innych dokumentów potwierdzających poniesione wydatki służbowe.

Dowód: przesłuchanie pozwanej (zapis skrócony k. 538 – 539, k. 461 – 464), zeznania świadków: J. R. k. 464-467 , I. M. k. 467-470, J. Ż. (1) (zapis skrócony k. 515 – 516), R. K. (zapis skrócony k. 514-515), A. P. (zapis skrócony k.515)

W 2015r. w spółce został przeprowadzony przez D. Audytu Wewnętrznego pierwszy z audytów w przedmiocie analizy wydatkowania i rozliczania środków przysługujących w ramach służbowych kart płatniczych, dotyczący roku 2014.

(...) ten ujawnił szereg nieprawidłowości w kontrolowanym zakresie, w tym co do obowiązujących procedur, systemu kontroli wewnętrznej, nieprawidłowego gospodarowania środkami przez poszczególnych użytkowników kart. Ówczesny prezes zarządu pozwanej K. J. zapoznał się z wynikami audytu, ale nie zdecydował o dystrybucji raportu w spółce.

Powołany w kwietniu 2016r. nowy zarząd powódki po zapoznaniu się z wynikami kontroli, zlecił przeprowadzenie kolejnego audytu w tym samym przedmiocie, ale za okres 1 kwietnia 2013r. - 12 kwietnia 2016r. i z uwzględnieniem użytkowania kart przez członków poprzedniego zarządu, których pierwszy audyt nie obejmował.

Audyty przeprowadziły I. M. oraz J. R.. Prace audytowe oparto na dokumentach źródłowych dostępnych w spółce, a nadto na wyjaśnieniach osób objętych audytem. Podczas drugiego audytu, wobec każdego użytkownika służbowej karty sporządzono raport indywidualny. Każda z osób, której wydatki były dokonywane za pośrednictwem służbowych kart płatniczych, miała możliwość ustosunkowania się do każdego wydatku poczynionego w badanym zakresie.

Zbiorczy raport (co do obu kontroli) wykazał, że obowiązujące wewnętrzne akty normatywne Grupy (...) S.A. w P. w sposób niewystarczający określały zasady wydawania, użytkowania i rozliczania transakcji dokonywanych przez użytkowników służbowych kart płatniczych. Zasadniczą nieprawidłowością zarządzenia nr (...) z 10 czerwca 2013r., w ocenie audytorów, był brak jednoznacznego zakazu używania kart w celach prywatnych oraz brak określenia jakiego rodzaju dobra i usługi mogą być opłacane za pomocą kart, stąd w spółce panowała dowolność w wydatkowaniu środków w ramach służbowych kart płatniczych.

Podniesiono też, że opisy zamieszczane na dowodach księgowych, ze względu na lakoniczność, nie zawsze pozwalały na ustalenie związku danej transakcji z wykonywaniem obowiązków służbowych. Niekiedy, ze względu na przedmiot zakupu, powodowały podejrzenie braku takiego związku. Dotyczyło to szczególnie upominków dla kontrahentów oraz spotkań z kontrahentami. Audytorzy zaznaczyli, że według nich służbowy charakter wydatku powinien wynikać z opisu dowodu księgowego odnoszącego się do konkretnego zdarzenia i jego celu.

Ponadto stwierdzono, że kontroli merytorycznej dowodów księgowych dokonywały z reguły osoby będące podwładnymi dysponentów kart, tj. dyrektorów, kierowników biur lub działów. Przez to kontrola ta była pozorna. Z kolei osoby wykonujące kontrolę merytoryczną nie czuły się władne do kwestionowania wydatków kierownictwa i nie dysponowały skutecznymi narzędziami mogącymi zapobiec sfinansowaniu nieuzasadnionych wydatków. Użytkownicy kart często powoływali się na tajemnicę handlową, nie chcąc podawać ani celu spotkań ani nazwy kontrahentów.

Ustalono, że jedynie kilka osób w spółce (około 10) w sposób należyty dokumentowało wydatki służbowe, wskazując cel spotkania bądź cel upominku dla kontrahenta.

Przeprowadzające audyt nie miały wątpliwości co do prywatnego charakteru części wydatków dokonywanych przy pomocy kart z uwagi na rodzaj tychże (np. usługa fryzjerska, zakup obuwia.)

Dowód: zeznania świadków: J. R. k. 464-467, I. M. k. 467-470, raport wstępny z audytu – k. 416 -443, informacja wstępna – k. 15 - 41

W trakcie audytu, w odniesieniu do A. S. stwierdzono, że między dniem 1 kwietnia 2013r. a 12 kwietnia 2016r. wydatkowała ona przy pomocy służbowej karty płatniczej w sumie kwotę 184 013 zł. Największy udział w wydatkach stanowił zakup upominków - artykułów spożywczych, biżuterii, kosmetyków, kwiatów (w tym wieńców pogrzebowych), odzieży, sprzętu elektronicznego, drobnych przedmiotów typu książki, świece na łączną kwotę 87 323 zł (w tym 9 222 zł w ramach wypłaconej gotówki). Wśród wydatków upominkowych audytorki wskazały zakup w stoczni jachtowej za kwotę 5135 zł, z czego 5000 zł pokryte zostało za pomocą karty służbowej (reszta z prywatnych środków pozwanej). Przy żadnym z wydatków składających się na wskazaną kwotę nie był podany kontrahent. Nadto dział audytu stwierdził, że pracownica wydała na cele mieszczące się w obsłudze samochodu służbowego 35 634 zł, na cele oznaczone jako potrzeby Biura Zarządu i kierownika Biura 20 843 zł, a na spotkania z kontrahentami 17 507 zł (w tym 1045 zł w ramach wypłaconej gotówki)

A. S. udzielała pisemnych i ustnych wyjaśnień audytorom co do dokonywanych transakcji. Nie w każdym jednak przypadku, z uwagi na upływ czasu, była w stanie wskazać nazwę kontrahenta i cel spotkania, w związku z którym została dokonana transakcja. Nie wszystkie wyjaśnienia A. S. zostały też uwzględnione przez audytorów.

Załącznikami do części raportu dotyczącego A. S. były wykazy:

- transakcji zakupu usługi gastronomicznej oraz upominków, w przypadku których nie wskazano celu oraz kontrahenta, z którym odbyło się spotkanie,

- transakcji zadeklarowanych jako zakup dla PR,

- transakcji, w przypadku których wskazano cel albo kontrahenta,

- transakcji zadekretowanych jako usługa gastronomiczna w ramach spotkań rady nadzorczej.

- wypłat gotówki zadekretowanych jako zakupu usługi gastronomicznej oraz upominków w przypadku których nie wskazano celu oraz kontrahenta, z którym odbyto spotkania

- transakcji zadekretowanych na potrzeby Biura oraz na potrzeby Kierownika Biura.

Do wykazów dołączono faktury.

Wykazy zawierały następujące informacje: wskazanie pozwanej jako użytkownika, wyjaśnienia pozwanej złożone co do poszczególnych wydatków, datę poniesionego wydatku, typ i miejsce zakupu (nazwa sklepu bądź producenta), koszt wydatku, określenie rodzaju zakupu (np. zestaw upominkowy, usługa gastronomiczna, kwiaty), wskazanie braku określenia kontrahenta i celu, numer dokumentu księgowego oraz opis do faktury. Te ostatnie były ujęte bardzo ogólnie jako: „dotyczy prezentu dla kontrahenta”, „zakup upominków dla kontrahentów w ramach spotkań służbowych”. Dodatkowo na wykazach zaznaczono, które z zakupów zostały wykonane w dni urlopowe A. S..

Dowód: informacja wstępna – k. 15 – 41 wraz z fakturami oraz zestawieniami dla operacji k. 42-250, zeznania świadków: J. R. k. 464-467, I. M. k. 467-470, przesłuchanie pozwanej (zapis skrócony k. 538 – 539, k. 461 – 464),

Na podstawie wyników audytu Grupa (...) S.A. w P. w dniu 8 sierpnia 2016r. wystawiła notę obciążeniową, w której zażądała od A. S. zwrotu kwoty 66 734,98 zł, na którą składały się wydatki za usługi gastronomiczne oraz za zakupione upominki, co do których nie wskazano celu spotkania ani kontrahenta, z którym się spotkała w celach służbowych bądź wręczyła upominek. Do noty dołączono wykaz transakcji, w przypadku których nie wskazano celu oraz kontrahenta, wykaz transakcji zakupu upominków, wobec których nie wskazano celu oraz kontrahenta, któremu wręczono upominek oraz wykaz transakcji zakupu upominków i usługi gastronomicznej w ramach wypłaconej gotówki, w przypadku których nie wskazano celu oraz kontrahenta, z którym odbyto spotkanie.

Dowód: nota obciążeniowa wraz wykazem transakcji k. 251-269

Sąd zważył, co następuje.

Przed oceną zasadności roszczeń powodowej spółki należało rozważyć, wobec podniesionego przez pozwaną zarzutu ich przedawnienia, czy roszczenia te mogą być skutecznie dochodzone na drodze sądowej.

Pozwana powoływała się w tym wypadku na art. 291 § 2 k.p. Zgodnie z wymienionym przepisem roszczenia pracodawcy o naprawienie szkody, wyrządzonej przez pracownika wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych, ulegają przedawnieniu z upływem 1 roku od dnia, w którym pracodawca powziął wiadomość o wyrządzeniu przez pracownika szkody, nie później jednak niż z upływem 3 lat od jej wyrządzenia. Regulacja ta stanowi wyjątek od wyrażonej w art. 291 § 1 k.p. zasady trzyletniego terminu przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy.

W ocenie sądu zarzut przedawnienia jest trafny jedynie częściowo.

Bieg terminu przedawnienia winien być liczony od daty rozliczenia poszczególnych wydatków, a to przedstawienia przez pozwaną faktur czy oświadczeń ich dotyczących. W takiej dacie bowiem pracodawca uzyskiwał wiedzę o rodzaju wydatku i mógł ocenić to, czy ten ma służbowy charakter. Pozwana, jak wynika nie tylko z jej przesłuchania, ale i z dokumentów załączonych do pozwu, a to wyciągu transakcji za poszczególne miesiące i faktur dokumentujących wydatki A. S., na bieżąco przedstawiała pracodawcy wysokość wydatków i ich rodzaj. Początku biegu terminu przedawnienia nie sposób liczyć od uzyskania przez zarząd spółki wyników audytu dotyczącego prawidłowości korzystania przez pracowników z kart służbowych. Ten bowiem jedynie potwierdził nieprawidłowości w korzystaniu kart, które to nieprawidłowości przy właściwej kontroli rozliczania wydatków, jakiej spółka nie dokonywała, były oczywiste. (...) nie doprowadził do ustalenia żadnych nowych okoliczności, a zebrał dane dostępne pracodawcy znacznie wcześniej. Powódka nie może wywodzić korzystnych dla siebie skutków z braku podejmowania właściwych działań. Za czas powzięcia wiedzy o szkodzie uznawać należy chwilę, w której w posiadaniu spółki były dokumenty świadczące o innym niż służbowy charakterze wydatków pracownika (stawiające ten charakter w wątpliwość). Odmienne przyjęcie możliwe byłoby jedynie wówczas, gdyby po stronie powódki zachodziły przeszkody do bieżącej kontroli wydatków, co w tej sprawie nie było wykazane ani nawet podniesione. Bez znaczenia pozostają zmiany personalne w zarządzie powódki w kwietniu 2016r. Te byłyby istotne, gdyby po stronie pozwanej występował członek poprzedniego zarządu, ale nie gdy jest nim pracownik. Zmiana personalna na szczeblu zarządzającym nie jest zmianą pracodawcy, a jedynie osób nim kierujących. Nie można więc traktować jej jako otwierającej na nowo terminy dochodzenia roszczeń wobec pracowników. Pozwana stosowała przyjętą w spółce praktykę lakonicznego opisywania wydatków służbowych i ta praktyka była przez pracodawcę przez długi czas akceptowana. Pracownica mogła więc pozostawać w przekonaniu, że jej wydatki są weryfikowane i uznawane za zasadne. Pracodawca regularnie otrzymywał od pozwanej opisane wyciągi transakcji, dysponował fakturami i nie było przeszkód, by poddał je analizie. Poza sporem pozostaje, iż reguły korzystania z kart były dość swobodne, a wymogi co do rodzaju chociażby upominków czy też ich dokumentowania bardzo ogólne i pozostawiające użytkownikom wolną rękę. Konsekwencje takiego stanu rzeczy obciążają spółkę, a nie pracownicę.

Przez cały okres korzystania przez pozwaną z karty płatniczej obowiązywało (dość ogólne) zarządzenie nr (...) przewidujące skierowanie do działu księgowości rozliczenia wydatków każdego użytkownika. W sytuacji, gdy rodzaj wydatków oczywiście sprzeciwiał się ich służbowemu charakterowi lub co najmniej budził poważne wątpliwości, osoby merytorycznie odpowiedzialne za rozliczenia księgowe winny podjąć, w ramach swoich uprawnień, stosowne kroki. Regulacje zarządzenia (w tym co do niezwłocznego rozliczania wydatków) wespół z datami poszczególnych wyciągów bankowych (przypadającymi w kolejnych miesiącach po miesiącach, w których dokonano wydatków) nakazują przyjęcie, iż transakcje dokonane przy użyciu karty winny być rozliczone do końca następnego miesiąca. Z tego względu za datę powzięcia wiadomości o szkodzie, a w konsekwencji za początek biegu przedawnienia sąd uznał co do poszczególnych wydatków koniec miesiąca kalendarzowego po miesiącu ich dokonania.

Nie oznacza to jednak przedawnienia zgłaszanych w pozwie roszczeń w całości.

Brak bowiem podstaw do stosowania art. 291 § 2 k.p. Wskazany przepis dotyczy szkody powstałej wskutek niewykonania lub niewłaściwego wykonania obowiązków pracowniczych. Korzystanie ze służbowej karty pozostaje w związku z obowiązkami pracowniczymi, jako że przydzielenie karty ma źródło w stosunku pracy, a karta ma być wykorzystywania do pokrywania bieżących wydatków przy wykonywaniu obowiązków. Nie może to jednak prowadzić do wniosku, że każda szkoda powstała w związku z korzystaniem z karty mieści się w pojęciu szkody wynikającej z niewykonania lub niewłaściwego wykonania obowiązków pracowniczych. Wydatkowanie służbowych pieniędzy na inne niż służbowe cele (a taki zarzut stawia pozwanej powodowa spółka) nie stanowi działania w ramach obowiązków wynikających ze stosunku pracy. Jest jedynie wykorzystaniem możliwości stworzonych przez stosunek pracy (udostępnienia przez pracodawcę środków finansowych). Nie każda szkoda wyrządzona pracodawcy mieści się w normie art. 291 § 2 k.p. Czym innym jest uszkodzenie sprzętu na skutek jego nieprawidłowego użytkowania przy czynnościach zawodowych, a czym innym kradzież tego sprzętu przy wykorzystaniu okazji t.j. dostępu do niego w miejscu pracy. Ta druga sytuacja nie stanowi nieprawidłowego wykonywania obowiązków pracowniczych (choć oczywiście narusza obowiązek dbałości o mienie zakładu). Podobnie rzecz ma się z korzystaniem z karty płatniczej Regulacji art. 291 § 2 k.p. nie można interpretować szeroko obejmując nim wszelkie sytuacje wyrządzenia przez pracownika szkody. Określony w przepisie krótszy okres przedawnienia powiązany jest bowiem z zasadą wykonywania pracy na ryzyko pracodawcy. Tym samym okres przedawnienia w tej sprawie winien być ustalony zgodnie z art. 291 § 1 k.p. Wskazać też należy, iż korzystanie ze środków pracodawcy na pokrycie prywatnych wydatków stanowi umyślne wyrządzenie szkody. W takim przypadku na mocy odesłania z art. 291 § 3 k.c. znajdują zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego, tu art. 442 ¹ § 1 k.c. przewidujący trzyletni termin przedawnienia liczony od dnia, w którym poszkodowany dowiedział się o szkodzie lub mógł podjąć o niej wiedzę przy zachowaniu należytej staranności.

Choć powodowa spółka nie sprecyzowała z jakiego przepisu wywodzi swoje roszczenie, należałoby przyjąć, iż jest to art. 124 § 1 k.p., zgodnie z którym pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się m.in. pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu. Podstawą odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone z obowiązkiem rozliczenia się może być umowa o odpowiedzialności materialnej, jak i faktyczne powierzenie mienia (por. wyroki Sądu Najwyższego z dnia 18 grudnia 2001r., I PKN 757/00, Pr. Pracy 2002/11/32 i z dnia 14 maja 1998r., I PKN 129/98, OSNP 1999/11/358). W niniejszym przypadku strony nie zawarły umowy o odpowiedzialności materialnej, lecz doszło do faktycznego powierzenia konkretnego mienia z obowiązkiem jego zwrotu. Wynika to z przekazania pozwanej karty płatniczej (a zatem udostępnienia określonych środków finansowych) do korzystania. Przy mieniu powierzonym zakład pracy nie ma obowiązku udowodnienia winy pracownika, a jedynie zobligowany jest wykazać szkodę. Wynika to z treści art. 124 § 3 k.p, a także z art. 127 k.p., który nie przewiduje odpowiedniego stosowania art. 116 k.p. nakładającego na zakład pracy obowiązek wykazania okoliczności uzasadniających odpowiedzialność pracownika.

Sąd miał pewną trudność z ustaleniem daty wniesienia pozwu z uwagi na niewyraźny odcisk na kopercie, w której nadano pismo, datownika Poczty Polskiej. Bez wątpienia jest to jednak data przypadająca w okresie od 16 lutego 2017r. (dnia sporządzenia pozwu) do 20 lutego 2017r. (dnia wpływu pisma do sądu).

Za przedawnione uznano w efekcie wszystkie wydatki pozwanej poniesione do końca grudnia 2013r. uznając, iż te zostały (winny zostać) rozliczone do końca stycznia 2014r.

Tym samym badaniu podlegał jedynie obowiązek zwrotu wskazywanych przez powódkę wydatków pozwanej dokonanych od 1 stycznia 2014r.

Wykazanie szkody nie może być w realiach sprawy utożsamiane z wykazaniem, że pracownik dokonał wydatków na określoną kwotę nie udowadniając ich służbowego charakteru. Co do zasady w razie sporu co do charakteru wydatku dokonanego przez pracownika ze środków pracodawcy obowiązek wykazania związku wydatku z wykonywanymi zadaniami leży po stronie pracownika. W niniejszej sprawie nie może jednak umknąć z pola widzenia istotne okoliczności, a to: brak wyraźnych regulacji definiujących wydatek służbowy, brak wymogów co do szczególnego opisu takiego wydatku (poprzez wskazanie okoliczności go przybliżających, np. danych kontrahenta z którym odbyto spotkanie czy któremu wręczono upominek), wreszcie zaś, co najistotniejsze bieżące przyjmowanie wydatków pozwanej na podstawie składanych przez nią dokumentów za wydatki o charakterze służbowym. Zakwestionowanie w tych okolicznościach po upływie miesięcy czy lat wydatków nie mających na tyle szczególnego charakteru, by ich powiazanie z określonymi zdarzeniami było możliwe, nie może skutkować koniecznością zwrotu przez pracownika ich równowartości w sytuacji, gdy ten nie potrafi wykazać służbowego charakteru każdego z nich. Wydaje się wystarczającym dla uniknięcia obowiązku zwrotu udowodnienie przez tego ostatniego, że dokonywał na cele służbowe tożsamych rodzajowo zakupów w okresie podlegającym badaniu. przez

Stanowisko zajmowane przez pozwaną wiązało się z obsługą organów spółki obejmującą czynności związane z organizacją spotkań służbowych. Do nich należało zarówno przygotowanie miejsca spotkania, zapewnienie napojów czy drobnego poczęstunku oraz odpowiedniego wystroju, jak i zorganizowanie upominków dla pochodzących spoza spółki uczestników tych spotkań. Wynika to z wszystkich zgromadzonych w tej sprawie dowodów ze źródeł osobowych wnioskowanych przez pozwaną. Żaden z przedstawionych przez powódkę dowodów nie przeczy takiemu przyjęciu, dokumentacja z audytu i zeznania audytorek stawiają jedynie w wątpliwość okoliczność, czy dokonywane przez pozwaną wydatki w istocie wiązały się z tymi przypisanymi jej czynnościami.

Przesłuchani w sprawie z inicjatywy pozwanej świadkowie potwierdzili zarówno istnienie pewnego zasobu prezentowego na stanie Biura Zarządu, jak i (w tym wypadku chodzi o zeznania członków zarządu) dokonywanie przez A. S. bieżących zakupów upominków na potrzeby zarządu, w przeważającej mierze na zlecenie K. J.. Tę okoliczność w szczególności potwierdził wymieniony i zdaje się ona korespondować z wynikającym z zeznań I. M. faktem, iż wśród wydatków samego prezesa zarządu było bardzo mało upominków. Skoro bowiem praktykowanym było obdarowywanie kontrahentów, to upominki wręczane przez prezesa zarządu pozwanej organizować musiała inna osoba. Zakupione przez pozwaną przedmioty, których charakter upominkowy jest obecnie przez powódkę kwestionowany, korespondują z wymienianymi przez świadków rodzajami wręczanych upominków. Największe wątpliwości budzić może nabywanie kosmetyków, bo wręczania takich prezentów K. J. nie przyznawał (choć również go nie wykluczył), jednak i charakter tych zakupów nie zaprzecza wskazywanemu przez pozwaną ich przeznaczeniu. W zeznaniach świadków pojawiały się bowiem jako prezenty kosze upominkowe, elementem tychże mogły zaś być właśnie kosmetyki. Zresztą część zakupów perfumeryjnych oznaczona jest nawet w fakturach jako zestawy upominkowe. Powyższe nie pozwala na uznanie, by zakupy miały charakter prywatny.

Również zakupy artykułów spożywczych, kwiatów czy elementów wystroju wnętrz, korespondują z obowiązkami zawodowymi pozwanej.

W ocenie sądu brak też dostatecznych podstaw do kwestionowania służbowego charaktery wydatków na usługi gastronomiczne stanowiących znacznie mniejszy niż wydatki prezentowe procent wydatków pozwanej przy użyciu służbowej karty płatniczej.

(...) różnych spotkań, do których dochodziło również poza siedzibą spółki (i tę okoliczność przyznawali świadkowie) bez wątpienia wiązać się mogła z pokrywaniem wydatków gastronomicznych. Usługi gastronomiczne zresztą to nie tylko spożycie posiłku w restauracji, ale i nabycie w takim punkcie przekąsek czy kanapek na wynos. nadto z zeznań K. J. wynikało, iż pozwana brała czasem udział w wyjściach lunchowych po obradach organów kolegialnych spółki. Z tego względu uznano, że wydatki na cele gastronomiczne nie podlegają zwrotowi jako akceptowalne wobec charakteru obowiązków i potwierdzonego przez świadków trybu pracy pozwanej. Część tych wydatków pochodzi zresztą z okresów, gdy pozwana była w delegacji, a zarządzenie nr (...) przewidywało prawo pracownika do regulowania służbowymi kartami płatniczymi wydatków w czasie takich podróży.

Za wystarczające dla wykazania przez pracownicę służbowego charakteru wszystkich powyższych wydatków (a więc rozliczenia się z powierzonego mienia) uznać należy przedłożenie faktur ich dotyczących. Te zaś składane były powódce na bieżąco. Obecna niemożność podania przez pozwaną okoliczności, celu i uczestników poszczególnych spotkań czy danych osób, dla których zakupiono upominki nie powinna działać na niekorzyść pozwanej. Nie sposób bowiem oczekiwać do osoby stale organizującej spotkania służbowe, obsługującej te spotkania i nabywającej przedmioty mające stanowić upominki dla kontrahentów pozwanej lub innych osób spotykających się z zarządem, aby po upływie miesięcy czy lat była w stanie podać takie szczegóły. Pamiętać trzeba, że ze strony spółki nie było wymogu prowadzenia rejestru wydatków ze wskazaniem okoliczności ich poniesienia. Powódka nie może więc obecnie wymagać (skoro nie wymagała tego najpóźniej bezpośrednio po złożeniu dokumentów), by pozwana bardziej szczegółowo wykazała służbowy charakter wydatków, których rodzaj nie nasuwa wątpliwości.

Oczywiście prawidłowość rozliczania przez pozwaną wydatków dokonywanych przy użyciu służbowej karty płatniczej nie jest wcale oczywista. W szczególności wątpliwości nasuwa fakt używania karty w okresie urlopu macierzyńskiego. Nie może on jednak stanowić o prywatnym charakterze innych zakupów wcześniej przez powódkę nie kwestionowanych. Z zeznań świadków wynikało, że pozwana pracowała poza zwykłymi godzinami, a mogło się zdarzyć, że również w okresie urlopu. Stąd ponoszenie przedstawianych później do rozliczenia wydatków w czasie urlopu wypoczynkowego jednoznacznie nie świadczy jeszcze o ich niesłużbowym charakterze. Podkreślić wypada, iż powódka nie przedłożyła pełnej ewidencji czasu pracy pozwanej w okresie dokonywania wydatków objętych żądaniem zwrotu, nie sposób zatem stwierdzić, czy zakup miał miejsce w pierwszym lub ostatnim dniu urlopu, czy też w środku nieobecności urlopowej. Tymczasem, choć nie jest to prawidłowe, zdarza się w praktyce dość często (i to nie tylko u powódki), że pracownik na początku lub pod koniec urlopu podejmuje jeszcze czy już jakąś aktywność związaną z zatrudnieniem. Nie można zresztą, wobec braku dokumentacji źródłowej ocenić, czy zapisy dotyczące urlopów były prawidłowe. Audytorzy kontrolowali wszak znaczny okres i wielu pracowników, co sprzyjać mogło pomyłkom.

Z kolei zakupy dokonane w okresie urlopu macierzyńskiego, w którym zlecania pozwanej zadań służbowych nie potwierdził żaden z członków zarządu ani kadry menadżerskiej powódki, przypadają na rok 2013, zatem powódka skutecznie nie może domagać się zwrotu ich równowartości z uwagi na upływ okresu przedawnienia.

Zatem choć służbowy charakter wydatków dokonanych począwszy od 1 stycznia 2014r. nie jest oczywisty, został dostatecznie uprawdopodobniony przez pozwaną, co zważywszy na jej ograniczone możliwości udowodnienia każdego z wydatków wobec braku regulacji zakładowych i niekwestionowania tych wydatków w okresie ich rozliczania, przemawia przeciwko obciążeniu A. S. obowiązkiem ich zwrotu. Upływ czasu istotnie utrudnia pozwanej dokładne wykazanie okoliczności związanych z konkretnym wydatkiem. Dlatego, co już zaznaczano, w ocenie sądu wystarczającym dla wykazania obecnie służbowego charakteru wydatków jest przedstawienie dowodów (co pozwana uczyniła), że tego typu prezenty co kwestionowane przez powodową spółkę były przez nią kontrahentom wręczane oraz, że brała udział w spotkaniach gastronomicznych lub zapewniała niewielki poczęstunek podczas spotkań służbowych.

Wyjątek, jeśli chodzi o zakupu towarów, stanowi zakup dokonany w stoczni jachtowej w S. w dniu 12 maja 2014r. W tym wypadku powódka nie wykazała ani nie uprawdopodobniła służbowego charakteru zakupu. Ze słów A. S. wynika, iż nie wiedziała, co jest przedmiotem zakupu, a zapakowany przedmiot odebrała dokonując zań zapłaty na prośbę K. B., wedle zapewnień której zakup stanowić miał upominek. Jeśli nawet w istocie tak było, to samo zapewnienie innego pracownika o służbowym charakterze zakupu bez wykazania, iż zlecenie zakupu miało miejsce i pochodziło od konkretnej uprawnionej do jego wydania osoby (z zarządu czy rady nadzorczej) nie jest wystarczające dla przyjęcia takiego charakteru. W tym wypadku bowiem, inaczej niż w przypadku zleceń członków zarządu, wobec których pozwaną cechowała podległość służbowa, nie miała ona żadnych podstaw do realizacji zadania zakupowego. Żaden z przesłuchanych w sprawie świadków nie potwierdził wydania polecenia zakupu w stoczni, a rodzaj miejsca rzutujący na rodzaj podlegającego nabyciu przedmiotu był na tyle szczególny, że wydający polecenie nie miałby kłopotu z przypomnieniem go sobie. Dla porządku jedynie zauważyć należy, iż twierdzenia pozwanej co do okoliczności zakupu są nieprawdopodobne. Okoliczności takie świadczyłyby o skrajnej wręcz nieodpowiedzialności pracownicy zajmującej wszak odpowiedzialne stanowisko. Kwestia omawianego zakupu stawia oczywiście w wątpliwość służbowy charakter innych wydatków, jednak nie może go przekreślić w sytuacji, gdy jest on prawdopodobny w świetle zeznań świadków (i samej pozwanej)

Mając na uwadze wszystko powyższe sąd zasądził na rzecz powódki 5.000 zł.

Uwzględniono również częściowo na podstawie art. 481 k.c w z. z art. 300 k.p. żądanie odsetek. Jako datę początkową ich naliczenia od zasądzonej kwoty przyjęto dzień następny po odbiorze pozwu przez pozwaną. W ocenie sądu z uwagi na okoliczności sprawy, a to honorowanie przez pracodawcę składanych na bieżąco rozliczeń pracownicy, odsetki nie powinny być liczone od dnia wyrządzenia szkody, a od dnia wezwania do zapłaty. Powódka sporządziła notę obciążeniową wobec pozwanej lecz nie wykazała, aby została jej ta nota skutecznie doręczona. Z tego względu przyjęto, iż skuteczne doręczenie wezwania do zapłaty dochodzonej kwoty nastąpiło dopiero z dniem 22 marca 2018r.

W pozostałym zakresie co do części żądania głównego, jak i odsetek powództwo oddalono.

Rozstrzygnięcie o kosztach zapadło na podstawie przepisu art. 100 k.p.c. Powódka przegrała niniejsze postępowanie w 92,5%, jednak poniesione przez nią koszty były znacznie wyższe od kosztów pozwanej. Choć przy dokładnym rozliczeniu kosztów powódka winna zwrócić pozwanej znaczną część poniesionych w związku z procesem wydatków, to za odstąpieniem od obciążania jej tymi kosztami przemawiał charakter sprawy, w tym trudności dowodowe po stronie powodowej spółki i wątpliwy charakter także części tych wydatków, które ostatecznie sąd nie uznał za podlegające zwrotowi. Już sam fakt zakupu w stoczni jachtowej wskazuje na nieprawidłowe działanie pozwanej przy użytkowaniu kart. Dodatkowo świadczą o nim objęte przedawnieniem wydatki w okresie urlopu macierzyńskiego oraz wątpliwe wyjaśnienia w toku audytu. W tych warunkach obciążenie powódki kosztami procesu i to w sytuacji, gdy działania audytowe i dalej działania ukierunkowane na odzyskanie nieprawidłowo wydatkowanych środków, podjęte zostały niezwłocznie po zmianie zarządu i ukierunkowane na ochronę interesów pracodawcy byłoby zwyczajnie niesprawiedliwe. Sąd w składzie rozpoznającym tę sprawę z zasady nie odstępuje od obciążania pracodawcy kosztami procesu, w tym wypadku jednak przemawiają za tym szczególne okoliczności. Brak właściwego działania służb powódki w sprawie kontroli wydatków dokonywanych przy użyciu kart służbowych nie stanowił bowiem dostatecznego usprawiedliwienia dla korzystania z tych kart niezgodnie z ich rzeczywistym przeznaczeniem.

Ustalenia faktyczne w sprawie poczynione zostały w oparciu o dowody z dokumentów, licznie zgromadzonych w aktach sprawy i w istocie niekwestionowanych przez strony, a także dowody z zeznań świadków i częściowo w zakresie zbieżnym z innymi dowodami ze źródeł osobowych, przesłuchanie pozwanej. Okoliczności faktyczne podawane przez wszystkich świadków, w tym przeprowadzające audyt, korespondowały ze sobą. Różnice w zeznaniach np. co do ewidencji prezentów na stanie Biura Zarządu mają w dużej mierze charakter pozorny. Świadkowie bazowali bowiem na swoich domysłach, przypuszczeniach czy założeniach a nie rzeczywistej wiedzy, co wynika wprost z ich zeznań. Ocena wydatków pozwanej dokonana przez I. M. i J. R. nie ma charakteru wiążącego. Sąd dał wiarę wymienionym świadkom co do przebiegu audytu i jego wyników, wymienione jednak nie dysponowały wiedzą pozwalającą na przyjęcie prywatnego charakteru wydatków pozwanej objętych notą obciążeniową (choć wypada się zgodzić, iż wydatki te mogły nasuwać wątpliwości).

ZARZĄDZENIE

1.  odnotować,

2.  odpis wyroku z uzasadnieniem doręczyć pełn. stron wskazując na trzytygodniowy termin do wniesienia apelacji,

3.  z pismami lub za miesiąc