Portal Orzeczeń Sądów Powszechnych

UZASADNIENIE

Pozwem z dnia 13 stycznia 2017r. powódka Grupa (...) spółka akcyjna w P. domagała się zasądzenia na jej rzecz od M. P. (1) kwoty 56 855,16 zł z odsetkami ustawowymi od dnia 29 września 2016r. tytułem odszkodowania za umniejszenie jej mienia powstałe wskutek wykorzystywania w okresie 1 kwietnia 2013r. – 30 września 2015r. służbowej karty płatniczej niezgodnie z jej przeznaczeniem, a to dokonywania zakupów na własne prywatne potrzeby, nie zaś wyłącznie w celu pokrycia wydatków związanych z wykonywaniem obowiązków zawodowych. Powołała się na ujawnione w ramach audytów wewnętrznych niewłaściwie opisywanie przez pozwanego poniesionych wydatków (nader często niewskazywanie ich celu oraz osoby kontrahenta), korzystanie przez niego z karty płatniczej w trakcie urlopu i w dniach ustawowo wolnych od pracy oraz rodzaj części zakupów (przedmioty osobistego użytku np. obuwie) wyraźnie przeczący ich służbowemu charakterowi. (k. 5 – 10, 371)

M. P. (1) wniósł o oddalenie powództwa w całości podnosząc, z powołaniem się na art. 291 § 2 k.p., zarzut przedawnienia z uwagi na upływ rocznego terminu od powzięcia przez powódkę wiadomości o powstaniu po jej stronie szkody. Dodatkowo wskazał, iż sposób korzystania przez niego z karty płatniczej i rozliczania (dokumentowania) wydatków nią poniesionych odpowiadał regulacjom obowiązującym w spółce. Wreszcie zaś podnosił, iż powódka na bieżąco nie kwestionowała służbowego rodzaju wydatków pokrywanych przez niego przy użyciu karty, a czyni to dopiero, gdy pozwany z uwagi na upływ czasu nie jest w stanie wyjaśnić charakteru każdego z nich. (k. 355 – 361)

Obie strony wystąpiły o zwrot kosztów procesu, strona powodowa wg spisu kosztów obejmującego wynagrodzenie zawodowego pełnomocnika (5400 zł), opłatę sądową od pozwu (2843 zł), opłatę od pełnomocnictwa (17 zł), zwrot kosztów przejazdu zawodowego pełnomocnika (1539,40 zł) i jego noclegu (400 zł), a strona pozwana wg norm przepisanych (k. 6 – 10, 355 – 361, 540, 541)

Sąd ustalił następujący stan faktyczny.

Strony niniejszego procesu pozostawały w stosunku pracy od 1 marca 2007r. do 30 września 2015r. Od 1 października 2011r. do końca okresu zatrudnieniu M. P. (1) zajmował stanowisko dyrektora Departamentu Finansów.

Niesporne, nadto świadectwo pracy – k. 281

Z racji zajmowanego stanowiska powód wykonywał swoje obowiązki nie tylko w siedzibie spółki, ale również poza jej terenem, prowadząc negocjacje handlowe z kontrahentami i bankami, także poza normatywnym czasem pracy. Do jego zadań należało m.in. pozyskiwanie dla spółki finansowania określonych inwestycji.

Dowód: zeznania świadków: A. P. (1) k. 459-463, M. U. (1) k. 447-448, R. K. (1) k. 448-450, przesłuchanie pozwanego – k. 464 – 465 w zw. z k. 414 - 415

Powód miał przydzieloną do korzystania służbową kartę płatniczą.

Niesporne

Jedynym aktem wewnętrznym regulującym w powodowej spółce w okresie objętym sporem zasady użytkowania takich kart było obwiązujące od dnia 10 czerwca 2013r. zarządzenie nr (...) Dyrektora Generalnego Grupy (...) S.A. w P. w sprawie zasad wydawania, użytkowania i rozliczania transakcji dokonywanych przy użyciu służbowych kart płatniczych. Przewidywało ono możliwość wydawania pracownikom spółki służbowych kart płatniczych w celu regulowania wszelkich płatności za zakupione towary i usługi oraz dokonywanie płatności podczas podróży służbowych. Uprawnionymi do otrzymania kart byli m.in. członkowie zarządu spółki oraz dyrektorzy jednostek organizacyjnych. Zarządzenie wprowadzało miesięczne limity wydatków dla poszczególnych rodzajów stanowisk, które to limity w uzasadnionych przypadkach mogły być podwyższane lub obniżane. W przypadku dyrektora departamentu obszarów wsparcia i obszarów biznesowych limit wynosił 25.000 zł.

Płatności kartą mogły być dokonywane w kraju i poza jego granicami. Każda transakcja musiała być udokumentowana fakturą lub innym dowodem potwierdzającym poniesione koszty. W kwestii obiegu faktur zarządzenie odwoływało się do Instrukcji obiegu dowodów księgowych i innych dokumentów (IO-O-Z00-02).

Brak udokumentowania wydatku stwarzał po stronie użytkownika karty obowiązek zwrotu wydatkowanej kwoty, co następować miało przez potrącenie z wynagrodzenia za pracę, zasiłku chorobowego oraz innych świadczeń otrzymywanych od pozwanej.

Każdy posiadacz służbowej karty płatniczej był zobowiązany do kontrolowania na bieżąco wydatków w ramach przyznanego limitu.

Pobieranie gotówki z bankomatu dokonywane być mogło wyłącznie w celu pokrycia wydatków służbowych, które nie mogą zostać pokryte bezpośrednio kartą płatniczą. Gotówka niezużytkowana na cele służbowe podlegała zwrotowi.

W kwestii rozliczeń transakcji dokonanych kartą zarządzenie stanowiło, iż Biuro (...) pozwanej na koniec każdego miesiąca będzie przesyłać drogą elektroniczną do wszystkich użytkowników kart imienne wyciągi bankowe. Każdy użytkownik zobowiązany był do samodzielnego rozliczenia karty na podstawie miesięcznego wyciągu zawierającego wszelkie transakcje zrealizowane przy użyciu służbowej karty płatniczej. Rozliczenie to miało obejmować weryfikację rodzaju i kwoty transakcji oraz potwierdzenie kompletności ujęcia transakcji w wyciągu bankowym. Po stwierdzeniu poprawności ujęcia w wyciągu wszystkich operacji finansowych dokonanych kartą płatniczą wyciąg należało przekazać niezwłocznie do D. Księgowości Finansowej spółki.

Dowód: zarządzenie nr (...) - k. 301-302

W dniu 24 kwietnia 2014r. Główna Księgowa – J. Ż. i M. P. (1) wystosowali do wszystkich komórek organizacyjnych pozwanej pismo, w którym odnieśli się do kwalifikowania wydatków pod kątem podatkowym. Od dnia 1 maja 2014r. tylko wydatki za usługi gastronomiczne mające uzasadnienie biznesowe, udokumentowane we właściwy sposób, mogły być zaliczone do kosztów podatkowych spółki. Pozostałe wydatki, co do których nie było wiedzy o celu spotkania oraz danych kontrahenta, należało kwalifikować jako niestanowiące kosztów podatkowych. Pismo z dnia 24 kwietnia 2014r. nie stanowiło źródła obowiązku dla osób użytkujących karty służbowe do wskazania nazwy kontrahenta i celu spotkania, jeżeli według nich były to dane poufne lub objęte tajemnicą handlową. Ani M. P. (1), ani członek zarządu odpowiedzialny za pion finansowy – W. N. (1), ani też główna księgowa J. Ż. nie informowali użytkowników kart służbowych o obowiązku wskazania nazwy kontrahenta i celu spotkania dla prawidłowego rozliczenia wydatków z tych kart.

Dowód: przesłuchanie pozwanego, k. 464 – 465 w zw. z k. 414 – 415, zeznania świadka J. R. k. 416-418

M. P. (1) posługiwał się służbową kartą płatniczą m.in. przy opłacaniu usług gastronomicznych podczas spotkań z kontrahentami, przy opłacaniu usług hotelowych, transportowych, parkingowych w czasie służbowych wyjazdów poza siedzibę spółki, w godzinach pracy, ale także poza tymi godzinami, w tym w weekendy, święta, a nawet incydentalnie podczas urlopu wypoczynkowego. Spotkania służbowe odbywały się w lokalach gastronomicznych różnego typu i różnego poziomu cenowego.

Przedstawiając pracodawcy w ramach rozliczenia faktury związane z wydatkami w lokalach gastronomicznych powód z reguły nie wskazywał celu spotkania i osoby kontrahenta, albo określał osobę kontrahenta w sposób ogólny, nie przedstawiał też żadnego zestawienia spotkań służbowych (terminarza). Powódka nie zgłaszała w tym zakresie zastrzeżeń.

Dowód: przesłuchanie pozwanego k. 464 – 465 w zw. z k. 414 – 415, wniosek o wydanie karty płatniczej wraz danymi użytkownika karty oraz potwierdzeniem odbioru karty k. 285-288, załącznik nr 1 wykaz transakcji zakupu usługi gastronomicznej w przypadku których nie wskazano celu oraz kontrahenta, z którym odbyto spotkanie k. 390-393 oraz załącznik nr 2 wykaz transakcji zakupu usługi gastronomicznej w przypadku których wskazano cel spotkania lub kontrahenta, z którym odbyto spotkanie k. 394-395, oraz wykaz transakcji zakupu upominków oraz usługi gastronomicznej w ramach wypłaconej gotówki w przypadku których nie wskazano celu oraz kontrahenta z którym odbyto spotkanie k. 401-404, faktury i oświadczenia pozwanego – k. 81 – 152

Pozwany dokonywał też przy użyciu karty płatniczej zakupów różnego rodzaju.

niesporne

Od okresie od grudnia 2013 r. do końca okresu zatrudneinia M. P. (2) dokonał przy użyciu karty płatniczej pracodawcy bądź przy użyciu gotówki wypłaconej z tejże karty następujących produktów, przedstawionych następnie do akceptacji jako wydatki o charakterze służbowym, upominki dla kontrahentów:

- 6 sztuk perfum zakupionych w drogerii D. w S. na łączną kwotę 1 169 zł;

- 2 par obuwia marki G. R. w sklepie w S. na łączną kwotę 751,84 zł;

- torebki damskiej marki G. R. w S. na łączną kwotę 577,43 zł;

- papieru do ksero oraz filmów na płytach DVD (...), (...), (...), (...) oraz (...) w sklepie (...) w S. na łączną kwotę 569,75 zł;

- książki S. K. (...) oraz filmów na DVD (...), „S.-D. i brygada detektywów części 1-3”, „S.-D. 2 Potwory na gigancie, S.-D. Strachy i patałachy” , „Pakiet S. S. cz. 1” za pośrednictwem internetowego sklepu (...).pl na łączną kwotę 325,94 zł;

- 1 sztuki perfum za pośrednictwem internetowego sklepu (...).pl na łączną kwotę 247,99 zł;

- 1 pary obuwia damskiego w sklepie (...) w S. na kwotę 469,99 zł;

- 1 pary obuwia damskiego i skarpetek w sklepie (...) w S. na kwotę 374,80 zł;

- biżuterii P. (zawieszki) w sklepie w T. w S. na kwotę 567 zł;

- etui do telefonu w sklepie (...) na kwotę 39 zł;

- biżuterii Y. w sklepie w S. na kwotę 299 zł;

- 2 etui do telefonu, słuchawek, iPada w firmie (...) z G. na łączną kwotę 905 zł;

- teczki skórzanej marki G. R. w sklepie w S. na łączną kwotę 799,90 zł;

- 2 par skarpetek, pasty do obuwia oraz 1 pary obuwia męskiego marki G. R. w sklepie w S. na łączną kwotę 519,60 zł;

- 4 par okularów sportowych w sklepie (...) w S. na łączna kwotę 247,99 zł;

- klocków L. oraz książek „Para w ruch” i (...) w sklepie (...) w S. na łączną kwotę 119,90 zł i 97,48 zł;

- tabletu G. (...) B. wraz z dodatkowym sprzętem (karta, panel, kable) w sklepie 4kraft w P. na łączna kwotę 766,80 zł,

- 1 paska i 1 krawatu marki P. C. w sklepie w S. na kwotę 228 zł;

- 3 par skarpet męskich, 1 pary obuwia damskiego, 1 pary obuwia męskiego, 1 pary obuwia dziecięcego oraz pasty do butów marki G. R. w sklepie w S. na łączna kwotę 1264,30 zł;

- książki (...) w sklepie (...) w S. na łączną kwotę 99,99 zł;

- torebki damskiej marki G. R. w sklepie w S. na łączną kwotę 549,90 zł;

- 1 pary obuwia dziecięcego na kwotę 259,99 zł;

- 1 pary obuwia męskiego na kwotę 420 zł.

Łączna kwota tych wydatków wyniosła 11 670, 59 zł.

Część zakupów dokonana została przez internet.

Dowód: faktury: k. 209, 199, 198, 197, k. 194, 192,191,190, k. 189, k. 188, 187, 186,185,184, 272, 182, 181, k. 180, 178,177,174, wykaz transakcji zakupu upominków w przypadku których nie wskazano celu oraz kontrahenta któremu wręczono upominek k. 396-398 oraz wykaz transakcji zakupu upominków oraz usługi gastronomicznej w ramach wypłaconej gotówki, w przypadku których nie wskazano celu oraz kontrahenta z którym odbyto spotkanie k. 401-404

Na własne potrzeby we wskazanym okresie pozwany zakupił przy użyciu służbowej karty:

- 1 parę okularów za kwotę 139, 99 zł,

- obuwie dziecięce za kwotę 289, 99 zł,

-akcesoria dentystyczne za kwotę 59, 99 zł,

Pierwszy wydatek przedstawił do rozliczenia jako służbowy, pozostałe nie, jednak nie zostały potrącone z jego pensji.

niesporne

Pozwany dokonywał także we wskazanym okresie przy użyciu służbowej karty płatniczej zakupu alkoholu i cygar oraz spożywczych koszy prezentowych, przedstawionych następnie do akceptacji jako wydatki o charakterze służbowym, upominki dla kontrahentów.

Dowód: wykaz transakcji zakupu upominków w przypadku których nie wskazano celu oraz kontrahenta któremu wręczono upominek k. 396-398 oraz wykaz transakcji zakupu upominków oraz usługi gastronomicznej w ramach wypłaconej gotówki, w przypadku których nie wskazano celu oraz kontrahenta z którym odbyto spotkanie k. 401-404

Rozliczanie służbowych kart przedstawiało się następująco: co miesiąc były drukowane miesięczne wyciągi z służbowych kart, które księgowa rozsyłała do asystentek członków zarządu i dyrektorów. Złożone przez użytkowników faktury były skanowane do systemu SAP i opisywane, najcześciej przez asystentki na podstawie informacji przekazywanych im przez użytkowników kart. Następnie zatwierdzali to członkowie zarządu. Dokumenty przekazywane były do księgowości, gdzie akceptowano je do księgowania, także jeżeli nie był wskazany cel spotkania i nazwa kontrahenta. Przy braku źródłowych dokumentów księgowych sporządzano dokument zastępczy - oświadczenie o zagubieniu rachunku.

M. P. (1) nie opisywał osobiście wydatków. Robiła to w jego imieniu asystentka na podstawie uzyskanych od niego informacji. Bardzo często zdarzało się, że w dokumentach księgowych odnoszących się do poszczególnych transakcji M. P. (1) nie zamieszczono informacji o celu usługi i kontrahencie, którego ona dotyczyła.

Dowód: przesłuchanie pozwanego k. 464 – 465 w zw. z k. 414 – 415, zeznania świadków: J. R. k. 416-418, I. M. k. 428-431,478-479, A. K. k. 431v.432v., J. Ż. k. 444-447, M. U. (1) k. 447-448, R. K. (1) k. 448-450

W zarządzeniu nr (...) dotyczącym użytkowania kart płatniczych nie było doprecyzowane, jakiego rodzaju usługi mogą być finansowane przy użyciu służbowych kart płatniczych. Z aktów wewnętrznych spółki nie wynikało, że dla rozliczenia wydatku musi być wskazany cel jego poniesienia i dane kontrahenta. W okresie zatrudnienia pracodawca nie podnosił wobec M. P. (1) zarzutów co do nieprawidłowości w użytkowaniu służbowej karty płatniczej. (...) księgowe nie wskazywały też na nieprawidłowość wpływających od pozwanego dowodów księgowych i innych dokumentów potwierdzających poniesione wydatki służbowe.

Dowód: przesłuchanie pozwanego k. 464 – 465 w zw. z k. 414 – 415, k. 480, zeznania świadków: J. R. k. 416-418, I. M. k. 428-431,478-479, J. Ż. k. 444-447

W 2015r. w spółce został przeprowadzony przez D. Audytu Wewnętrznego pierwszy z audytów w przedmiocie analizy wydatkowania i rozliczania środków przysługujących w ramach służbowych kart płatniczych, dotyczący roku 2014.

Powołany w kwietniu 2016r. nowy zarząd powódki po zapoznaniu się z wynikami tej kontroli, zlecił przeprowadzenie kolejnego audytu za okres 1 kwietnia 2013r. - 12 kwietnia 2016r.

Audyty przeprowadziły I. M. oraz J. R.. Prace audytowe oparto na dokumentach źródłowych dostępnych w spółce, a nadto na wyjaśnieniach osób objętych audytem. Podczas drugiego audytu, wobec każdego użytkownika służbowej karty sporządzono raport indywidualny. Każda z osób, której wydatki były dokonywane za pośrednictwem służbowych kart płatniczych miała możliwość ustosunkowania się do każdego wydatku poczynionego w badanym zakresie.

Dowód: zeznania świadków: J. R. k. 416-418, I. M. k. 428-431

Zbiorczy raport (co do obu kontroli) wykazał, że obowiązujące wewnętrzne akty normatywne Grupy (...) S.A. w P. w sposób niewystarczający określały zasady wydawania, użytkowania i rozliczania transakcji dokonywanych przez użytkowników służbowych kart płatniczych. Zasadniczą nieprawidłowością zarządzenia nr (...) z 10 czerwca 2013r., w ocenie audytorów, był brak jednoznacznego zakazu używania kart w celach prywatnych oraz brak określenia jakiego rodzaju dobra i usługi mogą być opłacane za pomocą kart, stąd w spółce panowała dowolność w wydatkowaniu środków w ramach służbowych kart płatniczych.

Podniesiono też, że opisy zamieszczane na dowodach księgowych, ze względu na lakoniczność, nie zawsze pozwalały na ustalenie związku danej transakcji z wykonywaniem obowiązków służbowych. Niekiedy, ze względu na przedmiot zakupu, powodowały podejrzenie braku takiego związku. Dotyczyło to szczególnie upominków dla kontrahentów oraz spotkań z kontrahentami. Audytorzy zaznaczyli, że według nich służbowy charakter wydatku powinien wynikać z opisu dowodu księgowego odnoszącego się do konkretnego zdarzenia i jego celu.

Ponadto stwierdzono, że kontroli merytorycznej dowodów księgowych dokonywały z reguły osoby będące podwładnymi dysponentów kart, tj. dyrektorów, kierowników biur lub działów. Przez to kontrola ta była pozorna. Z kolei osoby wykonujące kontrolę merytoryczną nie czuły się władne do kwestionowania wydatków kierownictwa i nie dysponowały skutecznymi narzędziami mogącymi zapobiec sfinansowaniu nieuzasadnionych wydatków. Użytkownicy kart często powoływali się na tajemnicę handlową, nie chcąc podawać ani celu spotkań ani nazwy kontrahentów.

Ustalono, że jedynie kilka osób w spółce (około 10) w sposób należyty dokumentowało wydatki służbowe, wskazując cel spotkania bądź cel upominku dla kontrahenta.

Dowód: zeznania świadków: J. R. k. 416-418, I. M. k. 428-431,k. 478-479, J. Ż. k. 444-447

W trakcie audytu, w odniesieniu do M. P. (1) stwierdzono, że między dniem 1 kwietnia 2013r. a 30 września 2015r. wydatkował on przy pomocy służbowej karty płatniczej w sumie kwotę 150 111 zł. Największy udział w wydatkach stanowił zakup usług gastronomicznych na łączną kwotę 53 195 zł. Dział audytu, po przeanalizowaniu opisów dokumentów księgowych stwierdził, że M. P. (1) sporadycznie wskazywał cel spotkania oraz kontrahenta, z którym odbył spotkanie służbowe. Kwotę 35 593 zł wydał na upominki, w tym również na znaczące ilości obuwia damskiego, męskiego, dziecięcego, (a w jednym tylko miesiącu zakupiono 7 par obuwia), skarpetki damskie i męskie, akcesoria do pielęgnacji obuwia, galanterię skórzaną, okulary, perfumy. Dział Audytu przyjął, że wydatki te, ze względu na przedmiot zakupu, w myśl ogólnie pojętych zwyczajów biznesowych trudno uznać za prawdopodobne upominki dla kontrahentów.

M. P. (1) udzielał pisemnych i ustnych wyjaśnień audytorom co do dokonywanych transakcji. Nie w każdym jednak przypadku, z uwagi na upływ czasu, był w stanie wskazać nazwę kontrahenta i cel spotkania, w związku z którym została dokonana transakcja. Nie wszystkie wyjaśnienia M. P. (1) zostały też uwzględnione przez audytorów. M. P. (1) w złożonych wyjaśnieniach wskazywał, iż dokonywał zakupu takich upominków, jakich życzył sobie dany kontrahent. Wskazał, iż niejednokrotnie zdarzyło mu się zapłacić kartą służbową za prywatne wydatki, w przypadku braku karty prywatnej lub jej odrzucenia przez terminal. Co do transakcji dokonywanych w trakcie urlopów (w tym również zagranicznych) oraz weekendów powoływał się na charakter swojej pracy, w tym świadczenie jej często ponad wymiar, bądź na przypadkowe spotkanie kontrahenta.

Załącznikami do raportu dotyczącego M. P. (1) były wykazy: transakcji zakupu usługi gastronomicznej, w przypadku których nie wskazano celu oraz kontrahenta, z którym odbyło się spotkanie, transakcji zakupu usługi gastronomicznej, w przypadku których wskazano cel spotkania lub kontrahenta, z którym odbyto spotkanie, transakcji zakupu upominków, w przypadku których nie wskazano celu oraz kontrahenta, któremu wręczano upominek, transakcji zadekretowanych na potrzeby Fundacji na rzecz piłki siatkowej oraz (...) S.A., transakcji zakupu upominków oraz usługi gastronomicznej, w przypadku których nie wskazano celu oraz kontrahenta, z którym odbyto spotkanie, transakcji zadekretowanych na potrzeby dyrektora oraz na potrzeby sekretariatu, albowiem ta grupa wydatków została zakwestionowana przez audytorów. Do wykazów dołączono faktury.

Wykazy te zawierały następujące informacje: dane personalne M. P. (1), wyjaśnienia przez niego złożone co do poszczególnych wydatków, datę poniesionego wydatku, miejsce zakupu (nazwa sklepu bądź producenta), koszt wydatku, określenie rodzaju zakupu (np. perfumy, tablet), wskazanie braku określenia kontrahenta i celu, numer dokumentu księgowego oraz opis do faktury. Te ostatnie były ujęte bardzo ogólnie jako: „dotyczy prezentu dla kontrahenta”, „zakup upominków dla kontrahentów w ramach spotkań służbowych”. Dodatkowo na wykazach zaznaczono, które z zakupów zostały wykonane w dni wolne od pracy (weekendy) bądź w dni urlopowe M. P. (1).

Dowód: Informacja wstępna GK/06/2016r/ k. 16-23 wraz z załącznikami nr 1-6. k. 24-41v. oraz fakturami oraz zestawieniami dla operacji k. 42-279, wyjaśnienia M. P. (1) złożone w trakcie audytu k. 289-292v. oraz k. 273 i k. 277 oraz k. 280 przesłuchanie pozwanego k. 464 – 465 w zw. z k. 414 – 415, k. 480, zeznania świadków: J. R. k. 416-418, I. M. k. 428-431, 478-479

Na podstawie wyników audytu Grupa (...) S.A. w P. w dniu 8 sierpnia 2016r. wystawiła notę obciążeniową, w której zażądała od M. P. (1) zwrotu kwoty 56 855,16 zł, w tym 1 535,85 zł za wydatki zadeklarowane w trakcie czynności wyjaśniających jako prywatne, które do tej pory nie zostały zwrócone oraz 55 319,31 zł w przypadku usług gastronomicznych oraz zakupionych upominków, co do których nie wskazano celu spotkania ani kontrahenta. Do noty dołączono wykaz transakcji w przypadku których nie wskazano celu oraz kontrahenta oraz wykaz transakcji zakupu upominków, wobec których nie wskazano celu oraz kontrahenta, któremu wręczono upominek.

Dowód: nota obciążeniowa wraz wykazem transakcji k. 307-326

Sąd zważył, co następuje.

Przed oceną zasadności roszczeń powodowej spółki należało rozważyć, wobec podniesionego przez pozwanego zarzutu ich przedawnienia, czy roszczenia te mogą być skutecznie dochodzone na drodze sądowej.

Pozwany powoływał się w tym wypadku na art. 291 § 2 k.p. Zgodnie z wymienionym przepisem roszczenia pracodawcy o naprawienie szkody, wyrządzonej przez pracownika wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych, ulegają przedawnieniu z upływem 1 roku od dnia, w którym pracodawca powziął wiadomość o wyrządzeniu przez pracownika szkody, nie później jednak niż z upływem 3 lat od jej wyrządzenia. Regulacja ta stanowi wyjątek od wyrażonej w art. 291 § 1 k.p. zasady trzyletniego terminu przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy. M. P. (1) wywodził, iż do przedawnienia roszczeń doszło najpóźniej w dniu 30 września 2016r. t.j. po upływie roku od ostatniego dnia okresu, w którym dokonywane były wydatki, bowiem ich rodzaj znany był pracodawcy na bieżąco.

W ocenie sądu zarzut przedawnienia jest trafny jedynie częściowo.

Bieg terminu przedawnienia winien być liczony od daty rozliczenia poszczególnych wydatków, a to przedstawienia przez pozwanego faktur czy oświadczeń ich dotyczących. W takiej dacie bowiem pracodawca uzyskiwał wiedzę o rodzaju wydatku i mógł ocenić to, czy ten ma służbowy charakter. Pozwany, jak wynika nie tylko z jego przesłuchania, ale i z dokumentów załączonych do pozwu, a to wyciągu transakcji za poszczególne miesiące, faktur dokumentujących wydatki M. P. (1) oraz jego oświadczeń, raczej na bieżąco przedstawiał pracodawcy wysokość wydatków i ich rodzaj. Powódka podnosiła, iż wydatki były rozliczane z opóźnieniem. Jak jednak wynikało z zeznań przesłuchanych w sprawie świadków prowadzących audyt opóźnienie takie wynosiło do ok. 3 miesięcy, co świadczy o względnie aktualnej wiedzy spółki o wydatkach. Opóźnienie nie ma istotnego znaczenia dla oceny początku biegu przedawnienia poszczególnych należności składających się na kwotę objętą pozwem, skoro spółka nie wykazała, kiedy dokładnie zostały przedstawione przez pracownika dokumenty rozliczeniowe za każdy z poszczególnych miesięcy kalendarzowych.

Początku biegu terminu przedawnienia nie sposób liczyć, jak chciałaby tego powódka (k. 373) od uzyskania przez zarząd spółki wyników audytu dotyczącego prawidłowości korzystania przez pracowników z kart służbowych. Ten bowiem jedynie potwierdził nieprawidłowości w korzystaniu ze służbowych kart płatniczych, które przy prawidłowej kontroli rozliczania wydatków, jakiej spółka nie dokonywała, były oczywiste. (...) nie doprowadził do ustalenia żadnych nowych okoliczności, a zebrał dane dostępne pracodawcy znacznie wcześniej. Powódka nie może wywodzić korzystnych dla siebie skutków z braku podejmowania właściwych działań. Za czas powzięcia wiedzy o szkodzie uznawać należy chwilę, w której w posiadaniu spółki były dokumenty świadczące o innym niż służbowy charakterze wydatków pracownika. Odmienne przyjęcie możliwe byłoby jedynie wówczas, gdyby po stronie powódki zachodziły przeszkody do bieżącej kontroli wydatków, co w tej sprawie nie było wykazane ani nawet podniesione. Bez znaczenia pozostają zmiany personalne w zarządzie powódki w kwietniu 2016r. Te byłyby istotne, gdyby po stronie pozwanej występował członek poprzedniego zarządu, ale nie gdy jest nim pracownik. Zmiana personalna na szczeblu zarządzającym nie jest zmianą pracodawcy, a jedynie osób nim kierujących. Nie można więc traktować jej jako otwierającej na nowo terminy dochodzenia roszczeń wobec pracowników. Pozwany stosował przyjętą w spółce praktykę lakonicznego opisywania wydatków służbowych i ta praktyka była przez pracodawcę przez długi czas akceptowana. Jako pracownik mógł pozostawać w przekonaniu, że jego wydatki są weryfikowane i uznawane za zasadne. Pracodawca regularnie otrzymywał od pozwanego wyciągi, dysponował fakturami i nie było przeszkód, by poddał je analizie. Poza sporem pozostaje, iż reguły korzystania z kart były dość swobodne, a wymogi co do rodzaju chociażby upominków czy też ich dokumentowania bardzo ogólne i pozostawiające użytkownikom wolną rękę. Jak zeznała świadek A. P., opierało się to na zaufaniu do użytkowników. Konsekwencje takiego stanu rzeczy obciążają spółkę, a nie pracownika.

Przez cały okres korzystania przez pozwanego z karty płatniczej obowiązywało (dość ogólne) zarządzenie nr (...) przewidujące skierowanie do działu księgowości rozliczenia wydatków każdego użytkownika. W sytuacji, gdy rodzaj wydatków oczywiście sprzeciwiał się ich służbowemu charakterowi lub co najmniej budził poważne wątpliwości (w przypadku pozwanego np. zakup obuwia, tabletu, zabawek dziecięcych) osoby merytorycznie odpowiedzialne za rozliczenia księgowe winny podjąć, w ramach swoich uprawnień, stosowne kroki. Okoliczność, iż pozwany jako dyrektor finansowy był przełożonym księgowości nie może być utożsamiana z przeszkodą do takich działań, skoro podlegał on zarządowi, w tym odpowiedzialnemu za obszar finansów W. N. (2). To właśnie jemu winny być zgłoszone wątpliwości, on też, winien kontrolować wydatki pozwanego przy ich akceptowaniu w systemie SAP.

Regulacje zarządzenia (w tym co do niezwłocznego rozliczania wydatkow) wespół z datami poszczególnych wyciągów bankowych (przypadającymi w kolejnych miesiącach po miesiącach, w których dokonano wydatków) nakazują przyjęcie, iż transakcje dokonane przy użyciu karty winny być rozliczone do końca następnego miesiąca. Z tego względu za datę powzięcia wiadomości o szkodzie, a w konsekwencji za początek biegu przedawnienia sąd uznał co do poszczególnych wydatków koniec miesiąca kalendarzowego po miesiącu ich dokonania.

Nie oznacza to jednak, jak chciałby pozwany, przedawnienia zgłaszanych w pozwie roszczeń w całości.

Brak bowiem podstaw do stosowania art. 291 § 2 k.p. Wskazany przepis dotyczy szkody powstałej wskutek niewykonania lub niewłaściwego wykonania obowiązków pracowniczych. Korzystanie ze służbowej karty pozostaje w związku z obowiązkami pracowniczymi, jako że przydzielenie karty ma źródło w stosunku pracy, a karta ma być wykorzystywania do pokrywania bieżących wydatków przy wykonywaniu obowiązków. Nie może to jednak prowadzić do wniosku, że każda szkoda powstała w związku z korzystaniem z karty mieści się w pojęciu szkody wynikającej z niewykonania lub niewłaściwego wykonania obowiązków pracowniczych. Wydatkowanie służbowych pieniędzy na prywatne cele nie stanowi działania w ramach obowiązków wynikających ze stosunku pracy. Jest jedynie wykorzystaniem możliwości stworzonych przez stosunek pracy (udostępnienia przez pracodawcę środków finansowych). Nie każda szkoda wyrządzona pracodawcy mieści się w normie art. 291 § 2 k.p. Czym innym jest uszkodzenie sprzętu na skutek jego nieprawidłowego użytkowania przy czynnościach zawodowych, a czym innym kradzież tego sprzętu przy wykorzystaniu okazji t.j. dostępu do niego w miejscu pracy. Ta druga sytuacja nie stanowi nieprawidłowego wykonywania obowiązków pracowniczych (choć oczywiście narusza obowiązek dbałości o mienie zakładu). Podobnie rzecz ma się z korzystaniem z karty płatniczej Regulacji art. 291 § 2 k.p. nie można interpretować szeroko obejmując nim wszelkie sytuacje wyrządzenia przez pracownika szkody. Określony w przepisie krótszy okres przedawnienia powiązany jest bowiem z zasadą wykonywania pracy na ryzyko pracodawcy. Tym samym okres przedawnienia w tej sprawie winien być ustalony zgodnie z art. 291 § 1 k.p. Wskazać też należy, iż korzystanie ze środków pracodawcy na pokrycie prywatnych wydatków stanowi umyślne wyrządzenie szkody. W takim przypadku na mocy odesłania z art. 291 § 3 k.c. znajdują zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego, tu art. 442 ¹ § 1 k.c. przewidujący trzyletni termin przedawnienia liczony od dnia, w którym poszkodowany dowiedział się o szkodzie lub mógł podjąć o niej wiedzę przy zachowaniu należytej staranności.

Choć powodowa spółka nie sprecyzowała z jakiego przepisu wywodzi swoje roszczenie, należałoby przyjąć, iż jest to art. 124 § 1 k.p., zgodnie z którym pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się m.in. pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu. Podstawą odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone z obowiązkiem rozliczenia się może być umowa o odpowiedzialności materialnej, jak i faktyczne powierzenie mienia (por. wyroki Sądu Najwyższego z dnia 18 grudnia 2001r., I PKN 757/00, Pr. Pracy 2002/11/32 i z dnia 14 maja 1998r., I PKN 129/98, OSNP 1999/11/358). W niniejszym przypadku strony nie zawarły umowy o odpowiedzialności materialnej, lecz doszło do faktycznego powierzenia konkretnego mienia z obowiązkiem jego zwrotu. Wynika to z przekazania powodowi karty płatniczej (a zatem udostępnienia określonych środków finansowych) do korzystania. Przy mieniu powierzonym zakład pracy nie ma obowiązku udowodnienia winy pracownika, a jedynie zobligowany jest wykazać szkodę. Wynika to z treści art. 124 § 3 k.p, a także z art. 127 k.p., który nie przewiduje odpowiedniego stosowania art. 116 k.p. nakładającego na zakład pracy obowiązek wykazania okoliczności uzasadniających odpowiedzialność pracownika.

Sąd miał pewną trudność z ustaleniem daty wniesienia pozwu, jako że sprawa została przekazana z Sądu Rejonowego Szczecin-Prawobrzeże i Zachód w Szczecinie z kopertą obciętą w taki sposób, że pozbawioną datownika Poczty Polskiej. Ustalenie, że pozew wniesiono w dniu 13 stycznia 2017r. nastąpiło przy użyciu internetowego systemu monitoringu przy wykorzystaniu znajdującego się kopercie numeru przesyłki.

Za przedawnione uznano w efekcie wszystkie wydatki pozwanego poniesione do końca listopada 2013r. uznając, iż te zostały (winny zostać) rozliczone do końca grudnia 2013r.

Tym samym badaniu podlegał jedynie obowiązek zwrotu wskazywanych przez powódkę wydatków pozwanego dokonanych od 1 grudnia 2013r.

Rodzaj wydatków miał wpływ na ocenę przez sąd zasadności żądania ich zwrotu.

Powódka dochodziła zwrotu wydatków gastronomicznych, ale i kosztu zakupu różnych dóbr materialnych. Rodzaj niektórych wydatków wyraźnie przeczył ich służbowemu charakterowi, innych jednak nie.

Stanowisko zajmowane przez pozwanego wiązało się stricte z mniej lub bardziej formalnymi spotkaniami z kontrahentami. Powszechnie wiadomym jest, iż do takich spotkań dochodzi często w restauracjach i hotelach. Z tego względu uznano, że wydatki opisane jako „na cele gastronomiczne” i ujęte w wykazie na k. 390-393, 394-395 i 401-404 nie podlegają zwrotowi jako akceptowalne wobec charakteru obowiązków i potwierdzonego również przez świadków trybu pracy pozwanego obejmującego spotkania także w dni wolne np. w weekendy. Za wystarczające dla wykazania przez pracownika służbowego charakteru takich wydatków (a więc rozliczenia się z powierzonego mienia) uznać należy przedłożenie faktur ich dotyczących czy oświadczeń co do ich poniesienia. Te zaś składane były powódce na bieżąco. Obecna niemożność podania przez pozwanego celu poszczególnych spotkań czy danych kontrahentów nie powinna działać na jego niekorzyść. Nie sposób bowiem oczekiwać do osoby stale uczestniczącej w spotkaniach biznesowych, aby po upływie dwóch, trzech lat pamiętała poszczególne spotkania i była w stanie podać ich szczegóły. Pamiętać trzeba, że ze strony spółki nie było wymogu prowadzenia rejestru spotkań biznesowych ani podawania danych kontrahentów czy celów spotkań w fakturach dotyczących usług gastronomicznych. Powódka nie może obecnie wymagać (skoro nie wymagała tego najpóźniej bezpośrednio po złożeniu dokumentów), by pozwany bardziej szczegółowo wykazał służbowy charakter wydatków, których rodzaj nie nasuwa wątpliwości.

Tak przedstawia się rzecz nie tylko z wydatkami w lokalach gastronomicznych, ale i z zakupami alkoholu czy cygar. Są to bowiem powszechnie przyjęte w relacjach biznesowych rodzaje upominków, trudno uznawać je zatem za budzące wątpliwości li tylko wobec niewskazania przez pracownika, dla kogo je zakupił, przy, co należy znów podkreślić, braku takiego wymogu ze strony pracodawcy.

Inaczej jednak rzecz ma się z zakupem szeregu przedmiotów wyszczególnionych w stanie faktycznym. Transakcje te budzą bowiem istotne wątpliwości zarówno z uwagi na rodzaj zakupionych przedmiotów, jak i daty ich dokonania ( w tym dni wolne od pracy oraz dni urlopu). Wśród zakupów są: buty, paski, torebki, zabawki dziecięce. Rodzaj wydatków przeczy zatem ich służbowemu charakterowi. Nieprzekonujące są twierdzenia pozwanego, iż kupował prezenty zgodnie ze wskazaniem kontrahentów, gdyż praktyka ta nie jest przyjęta w biznesie. Trudno zarówno wyobrazić sobie, że obuwie jest kupowane „w ciemno” jak i że pozwany udaje się z kontrahentem do sklepu, gdzie tamten wybiera i mierzy buty. Perfumy, torebki, buty to rzeczy, których wybór uzależniony jest od upodobań, stylu danej osoby, a w relacjach biznesowych obowiązują raczej prezenty „bezpieczne”. Oczywiście inaczej może przedstawiać się to przy dobrej znajomości kontrahentów, zakupy przedmiotów, o jakich mowa, nie były jednak w przypadku pozwanego wyjątkiem a zasadą, nie sposób zaś przyjmować, by był on na zażyłej stopie z nieomal wszystkimi partnerami biznesowymi.

Wysoce nieprawdopodobnym jest również, by osoba na stanowisku dyrektora departamentu dokonywała zakupu znacznej ilości upominków i to nie tylko osobiście, w tym w dni wolne, ale i za pośrednictwem Internetu. Z reguły w dużych podmiotach gospodarczych ( a takim jest powódka) za tego typu zakupy odpowiada dział marketingu i promocji, tudzież na polecenie dyrektora zakupów dokonuje ich kadra pomocnicza (asystenci, sekretariat). Oczywiście dyrektor może nabyć przy okazji własnych zakupów prezent dla szczególnego kontrahenta, doświadczenie życiowe sprzeciwia się jednak uznaniu, że regularnie poświęca on czas na nabywanie prezentów dla klientów spółki w galeriach handlowych. Zwraca również uwagę znacznie większa liczba takich zakupów niż przyjętych w stosunkach biznesowych alkoholu czy cygar. Skala tego typu wydatków pozwanego, ich co do zasady pojedyncze, a nie zbiorcze nabywanie przemawiają za przyjęciem, iż zakupy przez niego dokonywane miały jednak charakter niezwiązany z celami biznesowymi (służbowymi). Okoliczności te sprzeciwiają się uznaniu, by w przypadku zakupu przedmiotów innych niż alkohol, cygara czy spożywcze kosze prezentowe samo przedstawienie przez pozwanego faktury (oświadczenia) było wystarczającym rozliczeniem się z przekazanych środków finansowych na karcie płatniczej.

Oczywiście upływ czasu istotnie utrudniać może pozwanemu wskazanie, dla kogo konkretnie był przeznaczony dany przedmiot. Dlatego w ocenie sądu wystarczającym dla wykazania obecnie służbowego charakteru wydatków byłoby przedstawienie dowodów, że tego typu prezenty były przez pozwanego kontrahentom wręczane. Tymczasem nie została wskazana z imienia i nazwiska żadna osoba, która podobny prezent od pozwanego by otrzymała, nikt taki nie był zawnioskowany w charakterze świadka, żadna z osób przesłuchanych nie potwierdziła, by była obecna przy wręczaniu przez pozwanego tego rodzaju upominków. Jak już zaznaczano, charakter niektórych zakupów był szczególny i przy założeniu, że te stanowiły prezent, świadczyłby o bliskiej więzi między obdarowującym a obdarowanym. To z kolei nie powinno po stronie M. P. (1) nastręczać żadnych problemów ze wskazaniem takiej osoby. Pozwany nie naprowadził, poza swoim przesłuchaniem, również dowodów na okoliczność kupowania przedmiotów (zabawek, książek) na potrzeby imprez świątecznych. W tym wypadku, choć rodzaj wydatku nie budził aż takich wątpliwości jak w przypadku rzeczy wcześniej opisanych, to nadal budziło je samodzielne dokonywanie zakupów przez pozwanego, w tym za pośrednictwem internetu.

Wobec nieprzedstawienia przez pozwanego poza swoim przesłuchaniem żadnych dowodów na okoliczność samodzielnego kupowania dla kontrahentów różnych przedmiotów niespożywczych należało uznać, że ten nie wykazał ich służbowego charakteru. Takie uznanie jest tym bardziej uzasadnione, że pozwany potwierdził prywatny charakter niektórych wydatków przedstawionych pracodawcy jak służbowe.

W tych warunkach należało uznać za zasadne żądanie zwrotu przez pozwanego kwoty takich wydatków tj. 11 670, 59 zł oraz kwoty wydatków przyznanych jako prywatne tj. 489, 88 zł.

Skutkowało to zasądzeniem na rzecz powódki kwoty 12 160,47 zł.

Uwzględniono również częściowo na podstawie art. 481 k.c w z. z art. 300 k.p. żądanie odsetek. Jako datę początkową ich naliczenia przyjęto dzień następny po odbiorze pozwu przez pozwanego tj. dzień 12 września 2017r. (k. 349). W ocenie sądu z uwagi na okoliczności sprawy, a to honorowanie przez pracodawcę składanych na bieżąco rozliczeń pracownika, odsetki nie powinny być liczone od dnia wyrządzenia szkody, a od dnia wezwania do zapłaty. Powódka sporządziła notę obciążeniową wobec pozwanego, lecz nie wykazała, aby została mu ona skutecznie doręczona. W samej nocie obciążeniowej wskazano jako adres pozwanego ul. (...), (...)-(...) S., zaś w przedłożonym do akt potwierdzeniu odbioru (k.283) wskazany jest adres Palmowa 3, (...)-(...) P.. Na karcie 284 znajduje się zaś potwierdzenie odbioru podpisane przez M. P. (1) w dniu 14 września 2016r., bez wskazania jakiego rodzaju przesyłki dotyczy. Z tego względu przyjęto, iż skuteczne doręczenie wezwania do zapłaty dochodzonej kwoty nastąpiło dopiero z dniem 11 września 2017r.

W pozostałym zakresie co do części żądania głównego, jak i odsetek powództwo oddalono.

Rozstrzygnięcie o kosztach zapadło na podstawie przepisu art. 100 k.p.c. Powódka przegrała niniejsze postępowanie w 78,61 %, jednak poniesione przez nią koszty były znacznie wyższe od kosztów pozwanego. Choć przy dokładnym rozliczeniu kosztów powódka winna zwrócić pozwanemu część poniesionych w związku z procesem wydatków, to za zniesieniem kosztów przemawiał charakter sprawy, w tym trudności dowodowe po stronie powodowej spółki i wątpliwy charakter także tych wydatków, które ostatecznie sąd nie uznał za podlegające zwrotowi.

Ustalenia faktyczne w sprawie poczynione zostały w oparciu o dowody z dokumentów, licznie zgromadzonych w aktach sprawy i w istocie niekwestionowane przez strony, a także o korespondujące z sobą dowody z zeznań świadków I. M., J. R., A. K., J. Ż., M. U. (2), R. K. (2) oraz A. P. (1). Należy zaznaczyć, że świadkowie I. M. i J. R. były osobami, które, jako audytorzy wewnętrzni, dokonały oceny obowiązującego systemu użytkowania służbowych kart płatniczych ex post. Samodzielnie nie korzystały z służbowych kart płatniczych i oceniały jedynie znajdujące się w pozwanej spółce dokumenty, nie mając bezpośredniej wiedzy o mechanizmach dotyczących użytkowania i rozliczania tych kart. Wiedzę taką posiadali zaś świadkowie zarządzający pozwaną spółką i korzystający z kart służbowych jak A. P. (1), M. U. (1), R. K. (1) oraz A. K. i J. Ż.. Sam pozwany M. P. (1) nie kwestionował wyszczególnionych wobec niego w audycie wydatków dochodzonych częściowo w niniejszym postępowaniu, wskazując jedynie, iż nieomal wszystkie miały charakter służbowy. W tym właśnie zakresie jego przesłuchanie uznano za niewiarygodne inaczej niż co do praktyk dotyczących rozliczania wydatków służbowych (w tym zakresie korelowało ono z zeznaniami świadków)